ID: 4111
Office Assistant / Officemanager / Receptioniste
Geen aanbiedingen geplaatst
Omschrijving
Functieomschrijving
Oceaneering AGV Systems BV is een internationale organisatie die turnkey intra-logistieke oplossingen ontwikkelt en implementeert met behulp van Automatisch Geleide Voertuig (AGV) Systemen. Onze geavanceerde robotics-technologie helpt organisaties productiever te worden en de bedrijfskosten te verlagen. Niet voor niets luidt onze slogan: Connecting Whats Needed with Whats Next!
Op zeer korte termijn zijn wij op zoek naar een Office Assistant / Receptioniste voor 40 uur per week! De functie is een combinatie van administratieve werkzaamheden, secretariele werkzaamheden (veel plannen en organiseren) en receptie-werkzaamheden. Het zou fantastisch zijn als je snel kunt beginnen, maar als je onze perfecte kandidaat bent en je hebt een opzegtermijn, willen we ook best even op je wachten.
Wij zoeken iemand die:
- Tech-savvy is. Je bent handig met computersystemen en CRM (liefst bekend met PeopleSoft) en je interesseert je voor techniek & software
- Vloeiend Engels spreekt en schrijft. Communicatie in deze internationale organisatie verloopt namelijk voornamelijk in het Engels. Wel is ook je Nederlands goed!
- Een toptalent is als het om plannen en organiseren gaat. Jij houdt de balletjes in de lucht, bewaakt deadlines en zorgt dat alles tot in de puntjes in orde is.
- Ervaring heeft met het boeken van reizen. Dit zal namelijk één van je hoofdtaken zijn.
- Zijn of haar hand niet omdraait voor complex agendabeheer
- Representatief is en klantvriendelijk. Je zal gasten, klanten en medewerkers ontvangen aan de receptie, dus het is belangrijk dat je servicegericht bent.
Je takenpakket ziet er als volgt uit:
Administratief en secretarieel:
Agendabeheer en organiseren van meetings, conference calls en video meetings
Verwerken van in- en uitgaande post en e-mail
Correspondentie in Nederlands, Engels en in beperkte mate - Duits
Opmaken (lay-out) van documenten en/of Powerpoint presentaties.
Organiseren van wereldwijde reizen voor personeel (vluchten, huurautos, hotels)
Verwerken en afhandelen van administratieve procedures rond reisaanvragen,
verlofaanvragen en -registraties, controleren van o.a. facturen, betalingsoverzichten en declaraties van personeel.
Administratieve processen in PeopleSoft (Oracle), o.a. invoeren van reisaanvragen, controleren van tijdregistraties personeel
Invoeren en bijhouden gegevens in CRM klantrelatiesysteem (Sugar) en verzorgen van klantmailings.
Receptie en telefonie:
Telefoonafhandeling; bediening telefooncentrale
Ontvangst en registratie van bezoekers; gastvrouw rol
Beheer en boeken van vergaderruimtes
Bestellingen en zorg voor o.a. catering / kantine (lunches, koffie) en kantoorbenodigdheden
Ondersteuning bij diverse facilitaire zaken op kantoor
Daarnaast:
- Heb jij een afgeronde opleiding in secretariële richting, of de ervaring om het gebrek aan een opleiding te compenseren;
- Woon jij binnen een straal van 10 km van Utrecht
- Ben jij beschikbaar voor 40 uur per week
Wij bieden jou:
- Een enorm leuk team van vriendelijke en bevlogen nerds
- Een verantwoordelijke, afwisselende en uitdagende functie (we need you!)
- Ruime doorgroeimogelijkheden binnen een state-of-the-art technisch en internationaal bedrijf
- Een salaris tussen de €2400,- en €2600,- bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring
- Een jaarcontract / vaste aanstelling
- Reiskostenvergoeding
Herken jij je in bovenstaand profiel? Solliciteer dan direct met je motivatiebrief (in het Engels!) en je CV! Vermeld daarbij ook of je per direct beschikbaar bent of een opzegtermijn hebt!
Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.
Sollicitatieprocedure
Om te reageren op onze vacatures voer je eenmalig je gegevens in. Hierdoor maak je automatisch een account aan op Mijn Randstad. Vanuit Mijn Randstad reageer je voortaan snel en eenvoudig op vacatures, kun je je gegevens beheren, je sollicitaties of salaris bekijken en nog veel meer.
Oceaneering AGV Systems BV is een internationale organisatie die turnkey intra-logistieke oplossingen ontwikkelt en implementeert met behulp van Automatisch Geleide Voertuig (AGV) Systemen. Onze geavanceerde robotics-technologie helpt organisaties productiever te worden en de bedrijfskosten te verlagen. Niet voor niets luidt onze slogan: Connecting Whats Needed with Whats Next!
Op zeer korte termijn zijn wij op zoek naar een Office Assistant / Receptioniste voor 40 uur per week! De functie is een combinatie van administratieve werkzaamheden, secretariele werkzaamheden (veel plannen en organiseren) en receptie-werkzaamheden. Het zou fantastisch zijn als je snel kunt beginnen, maar als je onze perfecte kandidaat bent en je hebt een opzegtermijn, willen we ook best even op je wachten.
Wij zoeken iemand die:
- Tech-savvy is. Je bent handig met computersystemen en CRM (liefst bekend met PeopleSoft) en je interesseert je voor techniek & software
- Vloeiend Engels spreekt en schrijft. Communicatie in deze internationale organisatie verloopt namelijk voornamelijk in het Engels. Wel is ook je Nederlands goed!
- Een toptalent is als het om plannen en organiseren gaat. Jij houdt de balletjes in de lucht, bewaakt deadlines en zorgt dat alles tot in de puntjes in orde is.
- Ervaring heeft met het boeken van reizen. Dit zal namelijk één van je hoofdtaken zijn.
- Zijn of haar hand niet omdraait voor complex agendabeheer
- Representatief is en klantvriendelijk. Je zal gasten, klanten en medewerkers ontvangen aan de receptie, dus het is belangrijk dat je servicegericht bent.
Je takenpakket ziet er als volgt uit:
Administratief en secretarieel:
Agendabeheer en organiseren van meetings, conference calls en video meetings
Verwerken van in- en uitgaande post en e-mail
Correspondentie in Nederlands, Engels en in beperkte mate - Duits
Opmaken (lay-out) van documenten en/of Powerpoint presentaties.
Organiseren van wereldwijde reizen voor personeel (vluchten, huurautos, hotels)
Verwerken en afhandelen van administratieve procedures rond reisaanvragen,
verlofaanvragen en -registraties, controleren van o.a. facturen, betalingsoverzichten en declaraties van personeel.
Administratieve processen in PeopleSoft (Oracle), o.a. invoeren van reisaanvragen, controleren van tijdregistraties personeel
Invoeren en bijhouden gegevens in CRM klantrelatiesysteem (Sugar) en verzorgen van klantmailings.
Receptie en telefonie:
Telefoonafhandeling; bediening telefooncentrale
Ontvangst en registratie van bezoekers; gastvrouw rol
Beheer en boeken van vergaderruimtes
Bestellingen en zorg voor o.a. catering / kantine (lunches, koffie) en kantoorbenodigdheden
Ondersteuning bij diverse facilitaire zaken op kantoor
Daarnaast:
- Heb jij een afgeronde opleiding in secretariële richting, of de ervaring om het gebrek aan een opleiding te compenseren;
- Woon jij binnen een straal van 10 km van Utrecht
- Ben jij beschikbaar voor 40 uur per week
Wij bieden jou:
- Een enorm leuk team van vriendelijke en bevlogen nerds
- Een verantwoordelijke, afwisselende en uitdagende functie (we need you!)
- Ruime doorgroeimogelijkheden binnen een state-of-the-art technisch en internationaal bedrijf
- Een salaris tussen de €2400,- en €2600,- bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring
- Een jaarcontract / vaste aanstelling
- Reiskostenvergoeding
Herken jij je in bovenstaand profiel? Solliciteer dan direct met je motivatiebrief (in het Engels!) en je CV! Vermeld daarbij ook of je per direct beschikbaar bent of een opzegtermijn hebt!
Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.
Sollicitatieprocedure
Om te reageren op onze vacatures voer je eenmalig je gegevens in. Hierdoor maak je automatisch een account aan op Mijn Randstad. Vanuit Mijn Randstad reageer je voortaan snel en eenvoudig op vacatures, kun je je gegevens beheren, je sollicitaties of salaris bekijken en nog veel meer.